Klantvolgsysteem

Met een klantvolgsysteem kun je je klant of de inwoner van de gemeente gestroomlijnd begeleiden. Van het (digitaal) maken van een afspraak tot het daadwerkelijke bezoek op je locatie. Je neemt een klant of burger als het ware bij de hand waardoor locatiebezoeken vloeiend plaatsvinden. Bovendien neemt een klantvolgsysteem veel handmatige administratieve taken weg. Kortom: een klantvolgsysteem bespaart tijd en het draagt bij aan een betere klantbeleving.

T:MEBLOCKR biedt de meest geavanceerde software voor klantvolgsystemen, voornamelijk voor retailers en gemeenten. Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees snel verder!

Klantvolgsysteem voor gemeenten

Een klantvolgsysteem wordt veelal gebruikt door gemeenten en hun sociale diensten. Zij hebben veel te maken met in- en uitloop van burgers. Een logistieke uitdaging? Nee hoor, dankzij ons klantbegeleidingssysteem verloopt het verwelkomen en afhandelen van burgers uiterst gestroomlijnd. Van A tot Z. T:MEBLOCKR biedt een alles-in-één-oplossing, zonder gebruik te maken van meerdere systemen. We leggen je graag uit hoe T:MEBLOCKR werkt.

Stap 1 | Burgers maken zélf (digitaal) hun afspraak

Dankzij T:MEBLOCKR kunnen de inwoners van de gemeente zelf hun afspraak inplannen, via je website of telefonisch. Wanneer iemand een afspraak plant via de website, verschijnen alleen de beschikbare dagen en tijdstippen. Daarnaast wordt de afspraak direct toegewezen aan de juiste expert. Is de afspraak vastgelegd? Dan krijgt de burger een bevestiging. En voorafgaand aan de afspraak krijgt hij een herinnering via een SMS en/of een mailtje: een goede manier om no-shows te voorkomen. En hoe zit het met last-minute (spoed)afspraken? Ook daarmee weet ons klantvolgsysteem raad.

Stap 2 | Aanmeldzuil of mobiel aanmelden

Op de dag van de afspraak komt de bezoeker naar de afgesproken locatie. Daar komt hij een intuïtieve aanmeldzuil tegen waarop hij zijn komst kan bevestigen. Het aanmelden kan overigens ook via de mobiele telefoon. Het voordeel van zélf aanmelden is dat er veel handmatige administratieve taken voor de baliemedewerkers wegvallen. 

Tijdens het aanmelden krijgt je bezoeker te zien waar hij plaats mag nemen. Ook krijgt hij een persoonlijk afspraakkenmerk mee. Dit kenmerk komt overeen met het kenmerk dat hij eerder ontving in de afspraakbevestiging en in de herinnering(en).

Stap 3 | Oproepscherm met specifiek afspraakkenmerk

Je bezoeker heeft inmiddels plaatsgenomen in de wachtruimte. Wanneer zijn afspraakkenmerk verschijnt op het oproepscherm, wordt hij verzocht om zich te melden bij een balie of spreekruimte. Daarnaast kan er op het oproepscherm nog meer informatie getoond worden. Denk bijvoorbeeld aan het laatste nieuws, het weerbericht of informatie over een evenement in de gemeente. Het laten zien van dergelijke extra informatie noemen we narrowcasting. Dit onderdeel bieden wij aan onze klanten als onderdeel van ons klantvolgsysteem. Zowel het oproepscherm als narrowcasting worden helemaal naar jouw wens ingeregeld en vormgegeven op basis van de huisstijl. 

5 voordelen van klantvolgsysteem software

T:MEBLOCKR biedt talloze voordelen. We zetten de belangrijkste op een rij.

  • Transparant en gebruiksvriendelijk
    Het klantvolgsysteem van T:MEBLOCKR biedt jouw bezoeker veel duidelijkheid en gemak. Zo plant hij zélf een afspraak in en weet hij precies waar en wanneer hij verwacht wordt.
    Op locatie wordt de bezoeker ook bij de hand genomen. Alles om bezoekersstromen efficiënt en vloeiend te laten verlopen.
  • Baliemedewerkers worden ontlast
    Ons klantvolgsysteem vormt de rechterhand van je collega’s achter de balie. Voor hen vallen er namelijk een hele hoop handmatige taken weg, omdat je klant of burger zijn aanmelding zelf regelt bij binnenkomst. 
  • Ook last-minute afspraken zijn mogelijk
    T:MEBLOCKR zorgt er ook voor dat last-minute (spoed)afspraken mogelijk zijn.
  • Meer inzicht in klantreis
    Wil je meer inzicht krijgen in de data over de verschillende klantreizen? Goed nieuws: deze informatie is allemaal terug te vinden via ons klantvolgsysteem. Denk aan: het aantal afspraken, wie zich (niet) heeft aangemeld en wat de gemiddelde wachttijd en de afspraakduur was.

Vrijblijvende demo aanvragen?

Wil je zelf zien hoe het klantvolgsysteem van T:MEBLOCKR werkt? Vraag dan een vrijblijvende demo aan. 

Klantvolgsysteem software is geschikt voor…

Je vraagt je wellicht af: is een klantvolgsysteem geschikt voor mijn organisatie of bedrijf? Het antwoord is ‘ja’ als je je herkent in de volgende situatie.

Je werkt in de retailsector, voor de overheid of in de financiële sector. Op dagelijkse basis ontvang je bezoekers op locatie. Wil je die bezoekers gestroomlijnd begeleiden naar een specifieke balie of een (wacht)ruimte? En wil je dit proces geheel automatiseren? Dan is een klantvolgsysteem geschikt voor jouw bedrijf of organisatie.

1500+ organisaties gebruiken T:MEBLOCKR voor betere dienstverlening & meer afspraken