Een gebruiksvriendelijk klantbegeleidingssysteem

Een klantbegeleidingssysteem begeleidt je klant of de burger binnen de gehele klantreis, voor gemeenten en retail. Van het (online) inplannen van een afspraak tot het daadwerkelijke (fysieke) klantbezoek. Kortom: zo’n klantbegeleidingssysteem neemt je klant bij de hand. Benieuwd of het T:MEBLOCKR klantbegeleidingssysteem de oplossing biedt voor jou? Vraag een gratis demo aan!

 

✓ Duidelijkheid en gemak voor de bezoeker
✓ Receptiemedewerkers worden ontlast
✓ Kom meer te weten over de klantreis

Efficiënte bezoekersstromen op locatie

Verwelkom je dagelijks klanten of burgers op locatie die voor verschillende diensten of producten langskomen? En wil je die bezoeken meer stroomlijnen? Dan is een klantbegeleidingssysteem dé uitkomst. T:MEBLOCKR biedt één centraal systeem waarin jouw klanten of burgers zélf hun afspraak kunnen inplannen, telefonisch of digitaal. Breekt de dag van de afspraak bijna aan? Dan wordt de klant of burger herinnerd via een SMS en/of een mailtje. Tot slot wordt je bezoeker hartelijk ontvangen door een gebruiksvriendelijke aanmeldzuil of kan er via de eigen mobiel aangemeld worden. Efficiënter kan niet.

Stap 1 | Klanten of burgers maken zélf een afspraak

Het voordeel van ons klantbegeleidingssysteem is dat je 24/7 bereikbaar bent. Je klanten of burgers maken zélf hun afspraak, via je website of telefonisch. Doordat ons online afsprakensysteem gekoppeld is aan jouw agenda, heeft T:MEBLOCKR exact inzicht in de beschikbaarheid en capaciteit. Hierdoor tonen we uitsluitend de dagen en tijdstippen die nog vrij zijn. Vervolgens verzamelt ons systeem alle afspraakverzoeken op één centrale plek. Vanuit daar worden de afspraken bij de juiste experts ingepland. Volledig automatisch. Wil iemand toch last-minute binnenlopen voor een (spoed)afspraak? Ook dat faciliteert het systeem.

Stap 2 | Aanmelden via een aanmeldzuil of via mobiel

Op de dag van de afspraak komt je bezoeker naar de afgesproken locatie. Bij binnenkomst staat er direct een aanmeldzuil: een intuïtief digitaal scherm. Via deze zuil kan je bezoeker zich eenvoudig zelf aanmelden waardoor de receptie wordt ontlast. De bezoeker kan zich ook via zijn mobiel aanmelden voor de afspraak.

Stap 3 | Wachten tot het oproepscherm je uitnodigt

Na het aanmelden neemt de bezoeker plaats in de wachtruimte en na een tijdje verschijnt zijn afspraakkenmerk op het oproepscherm. Dit komt overeen met het kenmerk in de afspraakbevestiging én in het SMS’je. Ook staat er op het oproepscherm vermeld bij welke balie of in welke spreekruimte de bezoeker wordt verwacht. Op deze oproepschermen kan nog extra informatie toegevoegd worden, zoals het laatste nieuws, het weer of de dagelijkse opbrengst van zonnepanelen. Deze extra informatie noemen we ook wel narrowcasting. Je kunt zowel de oproepschermen als de narrowcasting helemaal naar eigen wens inrichten, uiteraard op basis van je huisstijl.

Voor wie is een klantbegeleidingssysteem geschikt?

Een klantbegeleidingssysteem is geschikt voor iedereen die bezoekers automatisch wil begeleiden naar een balie of een (wacht)ruimte op locatie. Of je nu werkt voor de overheid, in de retailsector of in de financiële wereld. Neem gerust contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden! 

Voorkom no-shows

Ons klantbegeleidingssysteem stuurt automatische bevestigingen en herinneringen. Het grootste voordeel: je voorkomt no-shows. Daarnaast is het mogelijk om de customer journey te verrijken met persoonlijke boodschappen. “Wat leuk dat je komt voor…  We zien je graag om 14.00 uur op locatie…”. Zo’n vriendelijke reminder houdt je bedrijf of organisatie niet alleen op het netvlies, je werkt ook nog eens op een positieve manier aan de klantbeleving. Win-win!

4 voordelen van ons klantbegeleidingssysteem

Het biedt de bezoeker duidelijkheid en gemak

Jouw bezoeker weet precies waar hij verwacht wordt, hoe laat en wanneer. Ook op de afspraaklocatie wordt hij goed begeleidt: van het aanmelden tot de oproep en daadwerkelijke afspraak. Het aanmelden kan via een zuil of de mobiele telefoon. Alles voor een ideale dienstverlening.

De receptie wordt ontlast

Jouw collega’s achter de receptiebalie hebben het doorgaans al druk genoeg. Met ons klantbegeleidingssysteem worden zij ontlast, omdat je klant of burger alles zelf regelt bij binnenkomst.

Conform de privacywetgeving

Je bezoeker krijgt altijd één specifiek kenmerk om zich aan te melden gedurende het hele proces. Dit kenmerk blijft steeds gelijk en is niet gekoppeld aan persoonlijke gegevens. Dit werkt heel eenduidig en is geheel conform de privacywetgeving.

Inzicht in de klantreis en data

Ons klantbegeleidingssysteem geeft je inzicht in de data over bijvoorbeeld: het aantal afspraken, wie zich (niet) heeft aangemeld, wat de gemiddelde wachttijd en afspraakduur was.

Klantbegeleidingssysteem eenvoudig integreren

Het T:MEBLOCKR klantbegeleidingssysteem bestaat uit een online afsprakensysteem én extra opties zoals aanmeldzuilen en narrowcasting. De online afsprakensoftware is een volledige webbased plugin. Dat maakt het een eenvoudig te integreren oplossing, die ook nog eens 100% veilig is. Daarnaast past alles binnen jouw huisstijl.

Vrijblijvende demo aanvragen? 

Wil je zelf zien hoe het klantgeleidingssysteem van T:MEBLOCKR werkt? Vraag dan een vrijblijvende demo aan. 

Een systeem voor klantgeleiding is geschikt voor…  

Wil je je bezoekers gestroomlijnd begeleiden naar een balie of een (wacht)ruimte? En wil je dat deze begeleiding volledig automatisch gebeurt? Dan is een klantbegeleidingssysteem zeker wat voor jouw bedrijf of organisatie. Of je nu werkt voor de overheid, in de retailsector of in de financiële wereld. Lees meer over de toevoeging van een klantgeleidingssysteem binnen jouw branche of sector.

1500+ organisaties gebruiken T:MEBLOCKR voor betere dienstverlening & meer afspraken