Digitaal trouwloket Stichtse Vecht

Een huwelijk plannen is in de gemeente Stichtse Vecht voortaan een stuk eenvoudiger. Via de website kunnen burgers een groot aantal zaken rondom hun huwelijk met de gemeente nu zelf online regelen. Het afsprakensysteem hierachter is gerealiseerd door T:MEBLOCKR, specialist in online afspraken en planning en Evidos, het bedrijf achter de online rechtsgeldige ondertekening.

Melding voorgenomen huwelijk, trouwambtenaar en locatie

“Als gemeente zijn we verplicht huwelijken te voltrekken voor burgers”, zegt Wijnanda Pijper, projectleider bij gemeente Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht voert die verplichting echter graag uit. “Wij zijn trots op Stichtse Vecht, dat een flink aantal prachtige trouwlocaties kent. Op Trouweninstichtsevecht.nl brengen we dit onder de aandacht en laten we zien hoe leuk en makkelijk je in de gemeente Stichtse Vecht kunt trouwen.”

“We hadden eerst een oplossing in gebruik waarmee alleen de afspraak voor het huwelijk online geregeld kon worden”, vervolgt Pijper. “We hebben nu het volledige proces rondom een bruiloft in één oplossing geïntegreerd. Zo kunnen burgers via trouweninstichtsevecht.nl een melding voorgenomen huwelijk doen, de voorkeur aangeven voor een trouwlocatie en een trouwambtenaar bespreken.” Het systeem creëert één workflow die ervoor zorgt dat alle betrokken partijen direct op de hoogte worden gesteld. Alle informatie wordt geïntegreerd in T:MEBLOCKR. Burgers kunnen hierdoor via één systeem alles rondom hun huwelijk regelen bij de gemeente.

Alles geïntegreerd in één dossier

De gemeente is blij met het gerealiseerde eindresultaat. Alle betrokken partijen profiteren van de voordelen van het systeem.

“De burger kan op één locatie alle informatie over het huwelijk vinden en plannen, en via video’s en tekst alvast kennismaken met de huwelijksambtenaar die het huwelijk zal voltrekken. Intern wordt er meer aan elkaar gekoppeld, want er komt veel meer binnen in één systeem. – Wijnanda Pijper”

De projectleider noemt het een ‘grote vooruitgang’ dat nu veel informatie en gegevens automatisch in het systeem terechtkomen en geïntegreerd zijn in één dossier. “Waar medewerkers voorheen vanuit ordners en printjes alles handmatig bij elkaar zochten, verloopt dit proces nu nagenoeg volledig digitaal.”

Na de initiële implementatie heeft extra overleg plaatsgevonden en zijn aanpassingen gemaakt voor het optimaliseren van de workflow en integratie. Het trouwloket van de gemeente Stichtse Vecht was één van de eerste implementaties van een dergelijke oplossing.

Veel huwelijken uitgesteld

Het systeem is vlak voor de COVID-19-pandemie in gebruik genomen. Het aantal huwelijken dat is voltrokken, is nu nog beperkt. “Veel huwelijken kunnen door maatregelen niet volgens planning plaatsvinden en worden daarom uitgesteld. Het komt soms zelfs voor dat één huwelijk maar liefst viermaal wordt verzet. Bij de huwelijken die al wel via de oplossing zijn voltrokken, verliep het proces soepel.”

Het afsprakensysteem helpt burgers overigens ook bij het wijzigen van hun trouwplannen, indien een huwelijk uitgesteld moet worden. “Het systeem biedt mogelijkheden om afspraken rondom het huwelijk aan te passen en het communiceren van deze wijzigingen met betrokken partijen.”

Op basis van eerdere ervaringen

De keuze is op T:MEBLOCKR en Evidos gevallen door de eerdere positieve ervaringen van de gemeente Stichtse Vecht met T:MEBLOCKR. “We hadden een tool in gebruik waarmee een afspraak voor een huwelijk geregeld kon worden. Dit was ouderwets. We zochten een totaaloplossing die voldoet aan onze eisen, iets wat niet iedere partij kan leveren. Daarnaast hadden zij eerder al een trouwloket opgezet voor onder meer de gemeente Etten-Leur.” Dit maakte het een logische keuze voor dit project.

Met T:MEBLOCKR is er meer mogelijk. Ook voor Burgerzaken, het gemeente zwembad en andere diensten kan het afsprakensysteem eenvoudig ingezet worden. Burgers kunnen 24/7 een afspraak maken met de juiste persoon of voor de juiste ruimte en alles wordt gestroomlijnd.

Dankzij een koppeling met het ondertekenplatform van Evidos kunnen burgers alle bijbehorende documenten rondom hun huwelijk direct online van een rechtsgeldige handtekening voorzien. Dit vereenvoudigt en versnelt het proces aanzienlijk. Zo zijn fysieke contactmomenten voor het zetten van handtekeningen niet meer nodig. Ook is het printen, ondertekenen en vervolgens weer scannen van documenten niet langer nodig. Dit bespaart niet alleen tijd, maar is ook beter voor het milieu.

Verder optimaliseren

Het platform wordt de komende tijd verder geoptimaliseerd. Zo kunnen burgers in de huidige koppeling van het ondertekenplatform van Evidos niet zomaar een stap terug doen in het identificatieproces. Evidos en T:MEBLOCKR blijven het proces dan ook monitoren en verbeteren, met als doel het aanbieden van de beste gebruikerservaring aan burgers.

Vrijblijvende demo aanvragen

Wil je meer voordelen ontdekken over het Trouwloket? En ben je benieuwd of het afspraken systeem van T:MEBLOCKR iets is voor jouw organisatie? Waar een wil is, is T:MEBLOCKR!

Innovatief en klantgericht