Etten-Leur is een vooruitstrevende gemeente. Met gebruik van technologische innovatie wilden ze de burgers een betere service bieden om te trouwen. En daarnaast zelf efficiënter werken met huwelijks aanvragen en interne planning.
Het aanvragen van een paspoort of parkeervergunning kon al gemakkelijk online geregeld worden. Het plannen van een huwelijk tot voor kort niet. Tot april 2018 ging dit op de klassieke manier. Een brochure ophalen, formulieren invullen en ondertekenen en op het stadhuis een afspraak maken met onze bode om een locatie te bezichtigen. Dat wilden wij veranderen. Daarom hebben we ons ten doel gesteld dit net zo makkelijk te maken als het bestellen van een boek bij bol.com. Dat betekent vooral dat onze burgers waar en wanneer ze dat willen hun zaken kunnen regelen. Bekijk de animatie over het hele proces:
Er komt veel kijken bij het plannen van een huwelijk. Behalve trouwjurk, tafelindeling, band, DJ en taart moet het aanstaande bruidspaar het nodige regelen met verschillende personen binnen de gemeente. Maar wat? En met wie? En waar kan de burger deze informatie vinden?
De gemeente Etten-Leur dient zorg te dragen voor het ontsluiten van deze informatie, dossieropbouw en vanaf de melding voorgenomen huwelijk, termijnbewaking. Wij wilden het mogelijk maken om alles online te kunnen regelen. Dit betekent niet alleen locaties reserveren, een BABS boeken en aanvullende zaken zoals het trouwboekje of het carillon regelen. Ook moet het mogelijk zijn om online documenten in te vullen en te ondertekenen. Tenslotte wilden we online betalen met iDeal faciliteren. Het eindresultaat moet een feestelijk gevoel geven wat past bij het huwelijk zonder de vertrouwde uitstraling van de gemeente Etten-Leur te verliezen.
Wij werken het liefst met componenten. Zo kunnen we
altijd mogelijkheden toevoegen, verwijderen of aanpassen. Vanzelfsprekend is veiligheid essentieel. Daarom hebben we er voor gekozen om www.trouweninetten-leur.nl met behulp van drie partijen te realiseren.
Timeblockr heeft ervoor gezorgd dat het online plannen heerlijk eenvoudig gaat. Van afspraak met de BABS tot inplannen van het Carillon. De automatische bevestigingen en reminders van Timeblockr dragen bij aan het volwassen gevoel van de website. Timeblockr verzorgt ook de termijnbewaking en dossieropbouw. Partner Lyfter heeft een portal gebouwd die is opgebouwd als Legoblokjes. Met hun systeem kunnen wij eenvoudig zaken aanpassen, toevoegen of verwijderen zonder dat we aan voorgede nieerde templates vastzitten. Lyfter noemt dit terecht duurzame webontwikkeling.
Evidos is marktleider op het gebied van digitaal ondertekenen en digitale identiteitsverificatie. Met de integratie hiervan kunnen we Krabbel, DigiD én eHerkenning als identiteitsverificatie-methode aanbieden.
Al met al hebben we in minder dan vier weken een portal gebouwd waarmee de burger eenvoudig
over de informatie kan beschikken die noodzakelijk is voor de voltrekking van een huwelijk. Met deze portal kunnen alle afspraken en reserveringen worden ingepland. Ook kunnen documenten worden opgevraagd, ingevuld en ondertekend. Tenslotte kan de burger via deze portal de gehele reservering via iDeal voldoen. Alles online. Dus waar én wanneer het onze burgers uitkomt.
Deze portal neemt ons niet alleen werk uit handen, het stelt ons in staat om het leuker én gemakkelijker te maken. We zijn de enige gemeente in Nederland met online video’s van onze trouwambtenaren en trouwlocaties in een portal. We krijgen hier veel positieve reacties op.
Voor ons was het belangrijkste doel om de klantervaring voor onze burgers te verbeteren.
Daar zijn we in geslaagd. We zien dat aanstaande bruidsparen vooral ‘s avond rond negen uur gebruik maken van de mogelijkheden van onze portal. We hebben nog niet voldoende cijfers om te zien dat we meer mensen uit andere gemeenten hebben aangetrokken om in Etten-Leur te trouwen, maar onze collega’s uit Tilburg zijn wel een beetje jaloers, vertelde ze in een leuke Facebook reactie na de lancering van www.trouweninetten-leur.nl. Een van de leukste reacties kwam ook uit onze regio: “Is het echt zo eenvoudig?”
T:meblockr is een hoogwaardige plug-in voor planning en afspraakbeheer. Meer service naar je klanten, een hogere online conversie en tijdsbesparing binnen de organisatie. T:meblockr is gericht op ondersteuning van bedrijfsprocessen waar tijd en capaciteit een rol speelt.
Met T:meblockr is afspraakbeheer niet meer beperkt tot de eigen website. Meerdere kanalen? Geen enkel probleem. Vanzelfsprekend integreert T:meblockr met meerdere eigen websites, social media, het call-center en met back-office systemen zoals AFAS of Exact. Er kan 24/7 een afspraak gemaakt worden via mobiel, tablet of pc.
Dat het kan betekent niet altijd dat het makkelijk is. T:meblockr staat voor gemak; de implementatie en livegang kan in een paar dagen geregeld worden. Hier op kantoor zijn we wel wat langer bezig, maar daar merk jij niets van.
T:meblockr is 100% webbased. Dat is gemakkelijk én veilig (ISO-gecertificeerd), geen zorgen over dataveiligheid of de GDPR/AVG. Ook service, onderhoud, beveiliging en updates zijn allemaal inbegrepen. Software as a Service (SaaS) zoals het hoort.