4 inzichten voor een toekomstbestendige (online) afspraken strategie

Lockdown in, lockdown uit. Na zo’n twee jaar lijken we er met z’n allen wel aan te wennen. We worden er zelfs steeds beter in om alle bedrijfsprocessen in één keer om te gooien. De deuren van het ene op het andere moment dicht te doen. En te roeien met de riemen die de overheid ons geeft. De kans bestaat dat we voor langere tijd te maken hebben met maatregelen en tijdelijke lockdowns. Tijd dus om te werken aan een toekomstbestendige oplossing voor het online plannen van fysieke afspraken. Hoe? Wij delen 4 inzichten met je.

1 Winkelen op afspraak = de toekomst 

Even snel naar een cadeauwinkel, de bouwmarkt of een kledingzaak? Dat zit er tijdens een lockdown niet in. Je bent pas welkom als je vooraf een afspraak maakt of als het past binnen het maximaal aantal personen per vierkante meter. De spontaniteit is op die manier volledig weg, maar…voor sommige ondernemers biedt winkelen op afspraak juist veel voordelen. Winkelen op afspraak zal zelfs steeds vaker gebeuren in de toekomst. We zien dat deze trend de afgelopen jaren – ook vóór COVID-19 – is ingezet. Private shopping biedt in veel gevallen namelijk een goede extra service. Bovendien heeft winkelen op afspraak positieve effecten op je klantenbinding, planning én omzet. 

Automatisch een shopping afspraak laten inplannen? 

Wil je je klanten altijd de optie bieden om te komen shoppen op afspraak? Maar heb je geen trek in extra administratieve klusjes? Maak dan gebruik van T:MEBLOCKR: een online afsprakensysteem waarmee jouw klanten zélf hun shopafspraak kunnen plannen, 24/7. Het systeem houdt automatisch rekening met jouw beschikbaarheid, capaciteit en de dan geldende maatregelen. 

Voordelen private shopping: 

  • Alle aandacht | Komt jouw (nieuwe) klant shoppen op afspraak? Dan kun jij diegene alle aandacht geven. Er is immers tijd gereserveerd, dus je klant weet ook dat hij geholpen wordt. Struin samen door de rekken, loop samen door de showroom en ontdek waar jouw klant écht naar op zoek is. Je geeft je klant alle tijd om rustig al je aanbod te bekijken. En wil je dit exclusieve moment nog bijzonderder maken? Leg je klant dan in de watten met een lekker drankje en hapje. 
  • Meer omzet | Met al die verwennerij zullen je klanten eerder geneigd zijn om (meer) te kopen. Zij voelen zich speciaal en zien dit als een me-time-momentje. In alle rust nieuwe items bekijken zorgt ervoor dat je klanten weloverwogen keuzes maken. Zij blij, jij blij!
  • Klantenbinding | Tijdens het privé shoppen maak je automatisch meer één-op-één-contact met je klant. Je leert hen kennen, hun smaak en hun maat bijvoorbeeld. Andersom geldt ook dat klanten jou leren kennen. Als ze bijvoorbeeld een tof item hebben gezien in je webshop, zullen ze eerder geneigd zijn om je even te bellen om het apart te leggen. 

2 We zijn én blijven terughoudend 

Misschien merk je het in jouw omgeving ook: terughoudende mensen. En dat is logisch. Na al dat afstand houden en desinfecteren zijn bepaalde nieuwe gewoonten erin gebakken. Denk bijvoorbeeld aan videocalls of thuiswerken. Voor veel mensen het nieuwe normaal. Kortom: mensen zijn terughoudend wat betreft fysiek contact en zullen dit naar verwachting nog wel even blijven. Wat de gevolgen, oplossingen en voordelen zijn voor jouw bedrijf of organisatie? We sommen er twee op. 

Werkplekken reserveren

Wil je jouw werknemers de mogelijkheid bieden om regelmatig op kantoor te werken? Bijvoorbeeld wegens noodzakelijke redenen, praktische voordelen of team bonding? Dan gaat daar een hele logistieke planning aan vooraf. Hoe maak je deze puzzel zodat iedereen even vaak op kantoor kan werken? Wij adviseren jou om je medewerkers zélf een werkplek te laten reserveren. Dit kan heel gemakkelijk via de online planningstool van TIMEBLOCKR. En ook na lockdown kan dit planningsysteem erin blijven, want veel mensen blijken fan te zijn van thuiswerken. Benieuwd hoe dat in zijn werk gaat? Lees hoe we dat hebben gerealiseerd voor de SED-organisatie.

(Advies)gesprekken op afstand 

In tijden van lockdown is videobellen de normaalste zaak van de wereld. Niet alleen bij collega’s onderling, maar je ziet ook steeds vaker (advies)gesprekken plaatsvinden via een videobel-verbinding. Denk aan hypotheekgesprekken, interieuradviezen of zelfs afspraken met je autogarage. Zelfs de meest vertrouwelijke gesprekken vinden tegenwoordig vaak digitaal plaats. Via de geïntegreerde videobel-software van T:MEBLOCKR ben je verzekerd van een uiterst veilige verbinding. Je kunt elkaar zien, gezamenlijk documenten bekijken, je scherm delen en chatten. Net zo gemakkelijk als tijdens een fysieke afspraak. Alleen dan zónder reistijd. Lees alle 6 de voordelen van een zakelijk videogesprek.  

3 Efficiënt gebruik maken van je capaciteit: dat merk je onderaan de streep 

Als er iets op de proef is gesteld, is het wel jouw mate van flexibiliteit. Als bedrijf of organisatie moet je steeds meebewegen op de golven (lees: maatregelen en beperkingen). Dat betekent ook dat je de interne capaciteit en beschikbaarheid continu moet bijstellen. Hoe zorg je ervoor dat alle agenda’s continu zo efficiënt mogelijk benut worden? En hoe houd je je medewerkers aan het werk? Een flinke uitdaging, maar wel één die je goed voor kunt bereiden en implementeren in je organisatie. Want uiteindelijk merk je het effect van een goede capaciteitsplanning onderaan de streep. 

Schommelen tussen onderbezetting en overbezetting

Werk je in een winkel of showroom? Dan is het iedere dag maar afwachten wat de aanloop is. Daardoor is het maken van een personeelsplanning knap lastig. Maar niet met T:MEBLOCKR. Door onze tool weet je precies wat je te wachten staat. Mensen maken zelf een afspraak via jouw website of telefonisch. Daardoor heb je precies inzicht in hoeveel afspraken er gepland staan. Wordt het een drukke dag, vol opeenvolgende afspraken? Dan zul je wat extra collega’s moeten inzetten. Is het een rustige dag met relatief weinig afspraken? Dan hoef je vanzelfsprekend minder personeel in te zetten. 

Maxima instellen 

Per 10 m² mocht je 1 bezoeker ontvangen. Dus reken maar uit: hoeveel bezoekers mocht je dan ontvangen in jouw winkel, kapperszaak, zwembad, vergaderzaal of gemeentehuis? In T:MEBLOCKR kun je zelf aangeven wat de maximum aantallen zijn per locatie, afdeling, verdieping of werkplaats. Ook kun je instellen wat de maximale afspraakduur mag zijn. Tot slot houdt T:MEBLOCKR ook rekening met de beschikbare personeelscapaciteit en je openingstijden. 

4 Bezoekersregistratie (en leadgeneratie) kan zoveel efficiënter en veiliger 

Bezoekersregistratie was – vóór de corona-check-app – in veel gevallen verplicht. Bijvoorbeeld in een restaurant, sportclub of kapperszaak. Vaak lag er bij de ingang pen en papier om je gegevens op te schrijven. Dat kan een stuk efficiënter en gebruiksvriendelijker! T:MEBLOCKR zorgt voor een soepele geautomatiseerde bezoekersregistratie en leadgeneratie. 

Automatisch klantgegevens registreren

We doen even een stapje terug. Want voordat je je klanten automatisch digitaal kan laten registreren, zul je hun gegevens uiteraard vooraf moeten verzamelen. Via T:MEBLOCKR werkt dat als volgt: je klant plant zélf zijn afspraak in. Tijdens het maken van een afspraak vult hij alle benodigde persoonsgegevens in. T:MEBLOCKR koppelt deze gegevens automatisch aan de afspraak. En op het moment van de afspraak kan het systeem de gegevens automatisch registreren. Daardoor hoeft jouw klant zich niet nóg eens te registreren voorafgaand aan de afspraak. Aan de hand van de bezoekersinformatie kun je je klant gemakkelijk opnieuw benaderen, bijvoorbeeld als er een besmetting heeft plaatsgevonden. Geen dubbel werk meer dus. Bespaart jou tijd, maar is ook een last minder voor jouw klant. Daarnaast kun je op deze manier ook makkelijker leads binnen halen via je online kanalen. Het kan beginnen met een laagdrempelige intake afspraak of kennismaking, om daarna eenvoudig een vervolg (advies) gesprek te plannen.

Zijn de gegevens dan wel veilig?  

En hoe zit dat dan met de privacy van de persoonsgegevens? Nou dat zit wel snor, dat verzekeren wij je. Om te kunnen voldoen aan de AVG/GDPR-wetgeving, kunnen afspraakgegevens worden geanonimiseerd binnen T:MEBLOCKR. Je bepaalt zelf hoe lang je de gegevens wil bewaren. Bovendien zijn alle gegevens veilig opgeslagen in de cloud. Een stuk veiliger dan losse velletjes papier in je bureaulade. 

T:MEBLOCKR: een toekomstbestendig afsprakensysteem 

Zoals het er nu naar uitziet, zullen we voor langere tijd te maken hebben met maatregelen en lockdowns. Zoek jij een toekomstbestendige oplossing waarmee je niet steeds last-minute je bedrijfsprocessen om hoeft te gooien? Met T:MEBLOCKR plannen klanten zélf online hun afspraak in. Die afspraak komt automatisch terecht in de juiste agenda, bij de juiste collega. Hierbij houdt T:MEBLOCKR uiteraard rekening met de beschikbare capaciteit. En dan is nog lang niet alles! Bekijk alle features van T:MEBLOCKR en vraag een vrijblijvende demo aan.