T:MEBLOCKR in Vlaanderen
Stad Harelbeke werkt op afspraak: Een Vlaams bestuur uitgelicht
TIMEBLOCKR heeft met de ‘T:MEBLOCKR afspraakplanner’ al vele besturen mogen helpen met verzorgen van het werken op afspraak. Sinds januari 2020 werkt ook Stad Harelbeke met T:MEBLOCKR. Een innovatieve stap om te zorgen dat burgers sindsdien zelf eenvoudig hun afspraken kunnen maken. Gemakkelijk via harelbeke.be/stadhuis-op-afspraak. Het naadloos geïntegreerde afsprakensysteem T:MEBLOCKR zorgt bij de stad uit West-Vlaanderen voor een vlotter werkproces en een betere dienstverlening richting burgers. Maar wat kan T:MEBLOCKR voor jouw bestuur betekenen? En hoe ervaart Harelbeke het werken op afspraak? Lees het in dit succesverhaal.
Stad Harelbeke
Een vlot werkproces en betere dienstverlening
Stad Harelbeke ontvangt dagelijks burgers, met ieder een eigen wens. Het aanvragen van een rijbewijs, het doen van een geboorteaangifte. Maar ook het maken van een afspraak voor een bezoek aan het Intergemeentelijk Recyclagepark. Van het digitaal maken van de afspraak tot de afhandeling aan het loket. Een juiste klantgeleiding staat voorop. Het is aannemelijk dat stress en drukte de kans op een onzorgvuldig werkproces vergroten. Daarom is het belangrijk dat dit werkproces vlot en eenvoudig kan verlopen voor zowel ambtenaren als burgers. De afspraakplanner T:MEBLOCKR zorgt voor de automatisering van dit werkproces. Alle afspraken komen binnen en worden verzameld op één overzichtelijke plek. In enkele klikken is een burger aangemeld en kan een afspraak worden afgehandeld. T:MEBLOCKR ontzorgt volledig en ondersteunt de gehele klantgeleiding van A tot Z. Hiermee wordt de werkdruk van de medewerkers van het Vlaamse bestuur verlaagd en is het gemakkelijk voor de inwoner om geholpen te worden met zijn of haar vraag.
User Experience
Gebruikservaring Harelbeke met de T:MEBLOCKR afspraakplanner:
Stad Harelbeke werkt sinds 2020 op afspraak met het systeem T:MEBLOCKR. De ervaring is sindsdien heel positief. Zo vertelt Jenna Deryckere, Diensthoofd Burgerzaken voor het Vlaamse bestuur: ‘Wat super fijn is en waar het systeem T:MEBLOCKR zich onderscheidt van andere is dat tijd wat ingepland is voor een afspraak weer vrij komt als de afspraak eerder afgehandeld is.’ Dit zorgt voor een efficiënte planning gedurende de dag.’ De functionaliteiten van T:MEBLOCKR werken heel fijn voor Harelbeke. Om nog een specifiek voorbeeld te noemen spreekt Jenna over een onderdeel in de flow voor de inwoner. ‘Het is tijdens het maken van een afspraak door een burger niet mogelijk om het aantal producten op 0 te laten. De burger wordt gedwongen een keuze in aantallen te maken voor de aanvraag. Dit voorkomt verwarring, vertraging en telleurstelling aan het loket.’
TIMEBLOCKR is trots met de positieve gebruikservaring van Stad Harelbeke. Wellicht kunnen wij jouw bestuur ook helpen. Plan daarvoor vrijblijvend een adviesgesprek of demo in via onderstaande button. Harelbeke staat ook open om vragen te beantwoorden omtrent hun werkervaring. Mochten er vragen zijn, neem gerust contact op met Stad Harelbeke.
Quotes van de samenwerking
Features Harelbeke
Harelbeke maakt gebruik van de volgende functionaliteiten:
- BI-Connector: Met de BI-Connector kun je zelf eenvoudig gegevens inlezen en analyseren uit diverse bronnen. Met deze module leg je eenvoudig op basis van feiten de knelpunten binnen het beheer van jouw afspraken bloot zodat je effectief kunt sturen.
- Narrowcasting: Een onderdeel van een goede klantgeleiding op locatie is het informeren van de burger. Dankzij onze module Narrowcasting wordt de burger bij ontvangst op locatie voor een oproep aan het loket geïnformeerd op een informatiescherm in het gemeente huis. Met Narrowcasting kun je eenvoudig eigen uitzendingen samenstellen en nieuws of mededelingen tonen op een informatiescherm.
- SMS: Stad Harelbeke maakt gebruik van onze SMS-module. De burger ontvangt na het maken van een afspraak een herinnerings-SMS vlak voor de afspraak. Het doel van deze module is gezien de hoge attentiewaarde het aantal no-shows zo laag mogelijk te houden.
T:MEBLOCKR voor jouw Vlaamse bestuur?
Het werken op afspraak biedt verschillende voordelen voor besturen in Vlaanderen, en eigenlijk overal ter wereld. Hier zijn enkele redenen waarom het hanteren van een afspraakplanner gunstig kan zijn:
- Efficiëntie: Het gebruik van afspraken kan de efficiëntie van de dienstverlening verhogen. Ambtenaren kunnen hun tijd beter plannen en zich voorbereiden op specifieke zaken, waardoor de doorlooptijd van de afspraak wordt verkort.
- Klanttevredenheid: Burgers ervaren vaak minder wachttijd en een snellere service als ze een afspraak hebben. Dit draagt bij aan een positieve ervaring en kan de tevredenheid over de dienstverlening vergroten.
- Georganiseerde werkstromen: T:MEBLOCKR helpt bij het organiseren van werkstromen binnen overheidsinstanties. Het stelt medewerkers in staat om zich te concentreren op specifieke taken en om te gaan met de benodigde documentatie of informatie voorafgaand aan de afspraak.
- Optimalisatie van middelen: Het werken op afspraak maakt het mogelijk om middelen effectiever te gebruiken. Ambtenaren kunnen hun tijd beter verdelen, waardoor overbelaste piekmomenten worden verminderd en er een meer gebalanceerde werklast ontstaat.
- Privacy en vertrouwelijkheid: Afspraken zorgen voor een meer gecontroleerde omgeving, waardoor de privacy en vertrouwelijkheid van gevoelige kwesties beter kunnen worden gewaarborgd. Mensen voelen zich vaak meer op hun gemak om persoonlijke zaken te bespreken in een gereserveerde setting.
- Digitale transformatie: Het implementeren van een digitaal afsprakensysteem past in de bredere context van digitale transformatie. Het stelt overheidsinstanties in staat om gebruik te maken van moderne technologieën om processen te stroomlijnen en de dienstverlening te verbeteren.
Kortom, het implementeren van een systeem voor het werken op afspraak kan een positieve invloed hebben op de efficiëntie, klanttevredenheid en algemene dienstverlening van overheidsinstanties in Vlaanderen.
Meer weten?
Aan de slag voor een betere online dienstverlening?
Wil je met jouw organisatie ook geverifieerde gegevens ophalen tijdens online dienstverlening? Of gewoon benieuwd naar alle mogelijkheden? Neem contact met ons op via onderstaande knop. Dan gaan we het regelen!