Case
Het digitaal trouwloket van Stichtse Vecht
Een huwelijk plannen is in de gemeente Stichtse Vecht voortaan een stuk eenvoudiger. Via de website kunnen burgers een groot aantal zaken rondom hun huwelijk met de gemeente nu zelf online regelen. Het afsprakensysteem hierachter is gerealiseerd door T:MEBLOCKR, specialist in online afspraken en planning en Evidos, het bedrijf achter de online rechtsgeldige ondertekening.
Melding voorgenomen huwelijk, trouwambtenaar en locatie
“Als gemeente zijn we verplicht huwelijken te voltrekken voor burgers”, zegt Wijnanda Pijper, projectleider bij gemeente Stichtse Vecht. De gemeente Stichtse Vecht voert die verplichting echter graag uit. “Wij zijn trots op Stichtse Vecht, dat een flink aantal prachtige trouwlocaties kent. Op Trouweninstichtsevecht.nl brengen we dit onder de aandacht en laten we zien hoe leuk en makkelijk je in de gemeente Stichtse Vecht kunt trouwen.”
“We hadden eerst een oplossing in gebruik waarmee alleen de afspraak voor het huwelijk online geregeld kon worden”, vervolgt Pijper. “We hebben nu het volledige proces rondom een bruiloft in één oplossing geïntegreerd. Zo kunnen burgers via trouweninstichtsevecht.nl een melding voorgenomen huwelijk doen, de voorkeur aangeven voor een trouwlocatie en een trouwambtenaar bespreken.” Het systeem creëert één workflow die ervoor zorgt dat alle betrokken partijen direct op de hoogte worden gesteld. Alle informatie wordt geïntegreerd in T:MEBLOCKR. Burgers kunnen hierdoor via één systeem alles rondom hun huwelijk regelen bij de gemeente.
Alles geïntegreerd in één dossier
De gemeente is blij met het gerealiseerde eindresultaat. Alle betrokken partijen profiteren van de voordelen van het systeem.
“De burger kan op één locatie alle informatie over het huwelijk vinden en plannen, en via video’s en tekst alvast kennismaken met de huwelijksambtenaar die het huwelijk zal voltrekken. Intern wordt er meer aan elkaar gekoppeld, want er komt veel meer binnen in één systeem. – Wijnanda Pijper”
Een grote verandering
De projectleider noemt het een ‘grote vooruitgang’ dat nu veel informatie en gegevens automatisch in het systeem terechtkomen en geïntegreerd zijn in één dossier. “Waar medewerkers voorheen vanuit ordners en printjes alles handmatig bij elkaar zochten, verloopt dit proces nu nagenoeg volledig digitaal.”
Na de initiële implementatie heeft extra overleg plaatsgevonden en zijn aanpassingen gemaakt voor het optimaliseren van de workflow en integratie. Het trouwloket van de gemeente Stichtse Vecht was één van de eerste implementaties van een dergelijke oplossing.
Op basis van eerdere ervaringen
De keuze is op T:MEBLOCKR en Evidos gevallen door de eerdere positieve ervaringen van de gemeente Stichtse Vecht met T:MEBLOCKR. “We hadden een tool in gebruik waarmee een afspraak voor een huwelijk geregeld kon worden. Dit was ouderwets. We zochten een totaaloplossing die voldoet aan onze eisen, iets wat niet iedere partij kan leveren. Daarnaast hadden zij eerder al een trouwloket opgezet voor onder meer de gemeente Etten-Leur.” Dit maakte het een logische keuze voor dit project.
Met T:MEBLOCKR is er meer mogelijk. Ook voor Burgerzaken, het gemeente zwembad en andere diensten kan het afsprakensysteem eenvoudig ingezet worden. Burgers kunnen 24/7 een afspraak maken met de juiste persoon of voor de juiste ruimte en alles wordt gestroomlijnd.
Dankzij een koppeling met het ondertekenplatform van Evidos kunnen burgers alle bijbehorende documenten rondom hun huwelijk direct online van een rechtsgeldige handtekening voorzien. Dit vereenvoudigt en versnelt het proces aanzienlijk. Zo zijn fysieke contactmomenten voor het zetten van handtekeningen niet meer nodig. Ook is het printen, ondertekenen en vervolgens weer scannen van documenten niet langer nodig. Dit bespaart niet alleen tijd, maar is ook beter voor het milieu.
demo aanvragen
Vrijblijvende demo aanvragen
Wil je meer voordelen ontdekken over het Trouwloket? Of ben je benieuwd hoe het afsprakensysteem T:MEBLOCKR jouw organisatie kan helpen? Waar een wil is, is T:MEBLOCKR!