Afsprakensysteem & klantgeleiding voor overheid

Werk je bij een lokale of rijksoverheidsinstelling en wil je ervoor zorgen dat burgers eenvoudig (online) een afspraak of reservering kunnen maken? Maak dan kennis met T:MEBLOCKR. Met ons afsprakensysteem helpen wij veel Nederlandse en Belgische gemeenten met het faciliteren van (online) afspraken en de klantgeleiding op locatie. Dit doen we voor diverse beleidsterreinen, zoals Burgerzaken, het Sociaal Domein en de burgerlijke stand. Kies je voor T:MEBLOCKR, dan kies je voor gebruiksgemak: zowel voor jou als voor de burger. Bovendien krijg je dankzij onze modules meer mogelijkheden om de burger te helpen.

Is T:MEBLOCKR geschikt voor mijn organisatie? 

Herken jij (één van) de volgende situaties? Dan is het T:MEBLOCKR afsprakensysteem geschikt voor jouw overheidsinstantie. 

Situatie #1 | Burgers kunnen niet eenvoudig een afspraak maken. 

Hoe maken de inwoners van jouw gemeente of provincie een afspraak? Staan ze vaak lang in de telefonische of fysieke wachtrij? Staan ze voor een gesloten deur? Duurt het lang voordat ze een e-mail terugkrijgen? Zeg maar gedag tegen dit soort ongemakken. Dankzij T:MEBLOCKR kunnen burgers eenvoudig zelf (online) een afspraak inplannen. Wanneer het hen uitkomt. Waar ze ook zijn. Waarvoor ze ook voor willen komen. Welk apparaat ze ook gebruiken. T:MEBLOCKR is volledig digitaal toegankelijk volgens WCAG standaarden Niveau AA.

Situatie #2 | De werkdruk van jou of je collega’s is groot en neemt toe.

Ervaren jij en je collega’s veel werkdruk, bijvoorbeeld door een wirwar aan telefoontjes of door elkaar lopende planningen? T:MEBLOCKR neemt de administratieve werkzaamheden rondom afspraak planning volledig van je over. Bezoekersstromen worden gereguleerd en afspraken worden automatisch ingepland bij een beschikbare medewerker met de juiste expertise. Daarnaast houdt ons afsprakensysteem gelijk rekening met een benodigde balie of spreekruimte. Met onze klantgeleiding op locatie zorgen wij dat de burgers zich kunnen aanmelden via hun mobiel of de aanmeldzuil, en op het oproepscherm zien ze wanneer ze verwacht worden en bij welke balie of spreekruimte.  

Situatie #3 | De huidige systemen werken niet lekker met elkaar samen. 

Werken jullie met verschillende systemen die niet (goed) met elkaar integreren? Frustrerend, want dit belemmert de werkprocessen én brengt extra werk met zich mee. Ook zien we vaak dat burgers naar verschillende externe websites gestuurd worden, wat voor verwarring zorgt en minder vertrouwd overkomt. Om nog maar te zwijgen over de vindbaarheid in de zoekmachine en het aanschaffen van extra beveiligingscertificaten. T:MEBLOCKR biedt de oplossing. Ons afspraken-/ticketsysteem integreert namelijk volledig in jullie huidige systemen, zoals de website of CMS en de agenda’s van Office 365. Zonder maatwerk!

Situatie #4 | Afspraken worden niet nagekomen of vergeten. 

Heb je een afspraak gepland staan, maar is de ander de afspraak vergeten of niet afgemeld? Vervelend, want dit schopt de interne planning natuurlijk nogal in de war. Om no-shows te voorkomen, verstuurt T:MEBLOCKR automatische notificaties. Denk bijvoorbeeld aan een bevestigingsmail en een herinnering per SMS vlak voordat de afspraak plaatsvindt. 

Situatie #5 | Geen 100% controle over huidige systemen. 

Je werkt met systemen waarover je niet de volledige controle hebt. Daardoor ben je afhankelijk van de leverancier wanneer je aanpassingen of uitbreidingen wilt doorvoeren. Herkenbaar? Goed nieuws: met T:MEBLOCKR heb jij 100% controle. Wij bieden echte Software as a Service (SaaS), waardoor jij alles helemaal zelf in de hand hebt. Van systeembeveiliging tot het wijzigen van producten en instellingen. We gieten niets in het spreekwoordelijke beton. 

De grootste voordelen van T:MEBLOCKR 

Het voordeel van ons geautomatiseerde afsprakensysteem? Dat is dat administratief werk rondom het plannen van afspraken uit handen wordt genomen. En dat biedt vervolgens weer een oplossing voor de toenemende werkdruk bij overheidsinstellingen door onder andere wet-en regelgeving, decentralisatie van taken en de coronacrisis. Benieuwd naar de andere voordelen van T:MEBLOCKR? Wij sommen ze voor je op. 

Verbeterde dienstverlening richting burgers

Niet alleen jij zal de vruchten plukken van het intuïtieve afsprakensysteem van T:MEBLOCKR; ook burgers zullen verschil merken. Dankzij onze eenvoudige afsprakenmodule kunnen zij binnen enkele muisklikken of via één belletje een afspraak vastleggen. Gewoon vanuit hun luie stoel, gemakkelijk en flexibel wanneer het hen uitkomt.

Tijdsbesparing en optimale bezetting 

Het automatisch plannen van afspraken bespaart jou en je collega’s tijd. Daarnaast worden de beschikbare collega’s, tijdsblokken en spreekruimtes optimaal benut. Efficiëntie voorop! 

100% veilig, conform AVG en Digi-toegankelijk

T:MEBLOCKR is volledig webbased. Je hoeft je geen zorgen te maken over dataveiligheid, want we voldoen aan de hoogst gestelde wettelijke nationale en Europese veiligheidseisen (ISO/IEC 27001 gecertificeerd, EN 301549), digitale toegankelijkheid (WCAG 2.1 Niveau AA) en conform AVG/GDPR. Kortom: we zijn absolute koploper als het gaat om dataveiligheid en toegankelijkheid.

Gemakkelijk integreren in systemen en processen

T:MEBLOCKR kan gekoppeld worden met vrijwel alle bestaande systemen en wordt vlekkeloos geïntegreerd in de huidige werkprocessen. Bovendien is T:MEBLOCKR eenvoudig uit te breiden naar andere afdelingen zoals het Sociaal Domein/OCMW, Milieupark, Zwembad of Huwelijksplanning.

No-shows beperken  

Voorafgaand aan de afspraak verstuurt T:MEBLOCKR automatische herinneringen, bijvoorbeeld in de vorm van een SMS-bericht. Daardoor zal het aantal no-shows aanzienlijk worden beperkt. De burger kan ook altijd zijn afspraak zelf wijzigen of annuleren.

Volledige controle

Als organisatie houd je altijd controle over het T:MEBLOCKR-afsprakensysteem. Je kunt zelf eenvoudig producten en instellingen wijzigen.

Handige features voor de overheid 

  • Overzichtelijk planbord
  • Automatische herinneringen via e-mail en SMS
  • Volledige integratie in de eigen website (geen externe domeinen), social media en backoffice
  • Plan op beschikbare medewerkers, balies én ruimtes, te combineren met klantgeleiding
  • Volledig aanpasbaar aan je huisstijl

T:MEBLOCKR helpt overheidsinstellingen in NL en BE; betere dienstverlening naar de burger en efficiënte planning

"ZONDER T:MEBLOCKR LIGT HET HIER STIL." Anja Goudzwaard, Teamleider Klant Contact Centrum Gemeente Schiedam