De module Geautomatiseerd Anonimiseren (AVG)

Wat kan je met de module Automatisch Anonimiseren

Tijdens het plannen van een afspraak in TIMEBLOCKR worden, afhankelijk van de situatie, enkele persoonsgegevens vastgelegd. Standaard wordt de naam van de klant gevraagd, zodat medewerkers hem of haar persoonlijk en vriendelijk kunnen ontvangen. Optioneel kan ook een e-mailadres of telefoonnummer worden ingevuld, bijvoorbeeld om een bevestiging of herinnering te sturen, of om de klant te kunnen bereiken bij wijzigingen. Deze gegevens maken het mogelijk om klanten goed te begeleiden in hun afspraakproces en hen professioneel te informeren.

Zodra de afspraak is afgerond, zijn deze gegevens vaak niet langer nodig. In het kader van de AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ben je als organisatie verplicht om verantwoord met persoonsgegevens om te gaan – en dat betekent óók dat je ze tijdig moet verwijderen wanneer ze geen functioneel doel meer dienen.

Met de module Automatisch Anonimiseren regel je dit zonder omkijken. Persoonsgegevens van afspraken worden na verloop van tijd automatisch geanonimiseerd: ze worden verwijderd uit klantdossiers en zijn niet meer herleidbaar tot een natuurlijk persoon. Zo voldoe je aan de privacywet, voorkom je dat gegevens onnodig bewaard blijven en beperk je de risico’s op datalekken of privacy-incidenten.

Je kunt ervoor kiezen dit proces volledig automatisch te laten verlopen of het handmatig uit te voeren wanneer daar aanleiding voor is. Dit biedt je de flexibiliteit om het anonimiseren aan te laten sluiten op jullie interne processen of privacybeleid, zonder dat het extra werk oplevert voor het team. De module zorgt er dus voor dat je AVG-compliant bent én blijft, zonder administratieve rompslomp.

Wat zijn de voordelen?

• Altijd AVG-compliant: Je voldoet automatisch aan de eisen van de privacywetgeving, zonder handmatige handelingen of het risico iets te vergeten.
• Tijdbesparend: Het anonimiseren gebeurt volledig automatisch op de achtergrond, wat tijd bespaart en het proces betrouwbaarder maakt.
• Minder risico, meer vertrouwen: Door gegevens op tijd te anonimiseren, verklein je de kans op datalekken en laat je zien dat je zorgvuldig met klantgegevens omgaat.
• Hogere servicelevels: Klanten merken dat hun privacy serieus wordt genomen, wat het vertrouwen en de beleving versterkt.

Hoe werkt het?

Na activatie van de module kies je of je persoonsgegevens automatisch of handmatig wilt anonimiseren. Bij automatische anonimisatie gebeurt dit standaard drie maanden na de eindstatus van een afspraak. Die eindstatus kan zijn: afgehandeld, niet verschenen of geannuleerd. Het proces vindt dagelijks plaats op een vast moment. TIMEBLOCKR controleert dan automatisch welke afspraken en klantprofielen in aanmerking komen voor anonimisatie en voert dat proces uit.

Wil je liever handmatig anonimiseren, dan kan dat ook. Via de afspraakdetails of het klantdossier kun je op elk moment zelf gegevens anonimiseren. In beide gevallen zijn de gegevens na afloop niet meer herleidbaar tot een persoon.